En résumé
Un devis n'est pas une facture, et le Hub s'appuie entièrement sur cette différence : tant qu'il n'est pas facturé, un devis se modifie, se refait et se supprime sans conséquence comptable. Le jour où le client dit oui, un bouton le transforme en facture — et ce jour-là, il se fige.
Où ça se passe : Ventes & clients → Comptoir → Devis
Le geste, dans le Hub
Ouvrez « Comptoir » dans le groupe « Ventes & clients », puis « Devis ». En haut, le formulaire « Nouveau devis », qui vous montre d'avance le numéro que le devis portera. En bas, « Mes devis » avec ses colonnes : « Numéro », « Client », « Total », « État » et « Ce que je peux faire ».
Le formulaire est découpé en deux. « Pour qui ? » rassemble l'identité de votre client : « Nom » — le seul champ obligatoire —, « Société », « E-mail », « Téléphone », « Adresse », « Code postal », « Ville », et le choix « C'est un… » entre « Particulier » et « Professionnel », avec le « N° de TVA (si professionnel) ».
« Ce que vous proposez » porte les lignes : « Libellé », « P.U. HT », « P.U. TTC », « Quantité » et « TVA % ». Le bouton « + Ajouter une ligne » en ajoute autant que nécessaire, et chaque ligne affiche son propre total. Restent « Remise (€) », « Valable combien de jours ? » et « Note pour votre client (facultatif) ». Puis « Créer le devis ».
Les cinq états, et celui qui ne revient pas
Un devis naît « Brouillon ». Vous le passez en « Envoyé » quand il est parti, puis en « Accepté » ou « Refusé » selon la réponse. Ces quatre états se changent librement, depuis la liste, avec le sélecteur de la colonne « Ce que je peux faire ».
Le cinquième, « Facturé », est différent : il ne se défait pas. Le devis affiche alors « Facturé — ce devis est figé. », ses boutons disparaissent, et il ne reste que le téléchargement du document.
⭐ C'est exactement la même logique que pour une facture : ce qui est entré en comptabilité ne se réécrit pas. Tant que vous êtes en amont, le Hub vous laisse tout faire ; une fois la facture émise, la seule correction possible est un avoir.
Transformer, et le champ qu'on oublie
Le bouton « Transformer en facture » n'agit pas tout de suite : il ouvre d'abord un choix de règlement — « Espèces », « Carte », « Chèque » ou « Virement » — puis demande « Émettre la facture ».
Ce passage obligé n'est pas une formalité. Le moyen de règlement voyage jusque sur la facture, et il fait partie des informations que la facturation électronique rend nécessaires. Le renseigner au moment de l'émission coûte deux secondes ; le reconstituer six mois plus tard coûte une demi-journée.
La facture prend alors le numéro suivant de VOTRE série de factures — pas celui du devis. Les deux séries sont indépendantes, et c'est ce qui permet de supprimer un devis sans trouer la numérotation des factures.
Imprimer : A4, ticket, ou les deux
Chaque devis se télécharge depuis sa ligne. Si vous n'avez qu'une imprimante ordinaire, le bouton dit « PDF ». Si vous avez déclaré une imprimante à ticket, deux boutons apparaissent : « A4 » et « Ticket ».
C'est le même document dans les deux cas, avec les mêmes mentions : seule la mise en page change. Le pied du devis — celui qui porte vos mentions — est affiché en aperçu dans le formulaire, sous le titre « Aperçu du pied du devis », pour que vous voyiez avant d'imprimer ce que votre client verra.
La marche à suivre
Ouvrir les devis
Dans le menu, groupe « Ventes & clients », ouvrez « Comptoir », puis « Devis ».
Renseigner le client
Dans le bloc « Pour qui ? », saisissez au minimum le « Nom », et indiquez dans « C'est un… » s'il s'agit d'un « Particulier » ou d'un « Professionnel ».
Saisir ce que vous proposez
Remplissez « Libellé », « P.U. HT » ou « P.U. TTC », « Quantité » et « TVA % » pour chaque ligne, en ajoutant des lignes avec « + Ajouter une ligne ». Renseignez au besoin « Remise (€) » et « Valable combien de jours ? », puis cliquez sur « Créer le devis ».
Suivre la réponse du client
Depuis la liste, faites passer le devis de « Brouillon » à « Envoyé », puis à « Accepté » ou « Refusé ».
Émettre la facture
Sur un devis accepté, cliquez sur « Transformer en facture », choisissez le règlement entre « Espèces », « Carte », « Chèque » et « Virement », puis validez par « Émettre la facture ». Le devis passe à « Facturé » et se fige.
Questions fréquentes
- Puis-je modifier un devis déjà envoyé ?
- Oui, tant qu'il n'est pas facturé : le bouton « Modifier » reste disponible. Un devis n'engage aucune écriture comptable.
- Que devient le numéro d'un devis supprimé ?
- Il revient au devis suivant : votre série de devis ne saute aucun numéro. La série des factures, elle, est indépendante et reste continue.
- Puis-je revenir en arrière après avoir facturé ?
- Non. Le devis affiche « Facturé — ce devis est figé. » et n'a plus de bouton d'action. Pour corriger la facture, on émet un avoir.
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Et la règle, elle, dit quoi ?
Cette page explique le geste : saisir le devis, le suivre, l'émettre en facture. La question de fond — le calendrier de la réforme et ce qu'il impose à une TPE — ne dépend pas du logiciel que vous employez, et elle est traitée à part, sur le site de notre agence.
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