Une commande prise au téléphone : l'enregistrer sans casser vos chiffres

Le carnet n'est pas un mauvais réflexe : il est rapide, il ne tombe jamais en panne, et il suffit le jour où l'on prend deux commandes. Le problème n'apparaît qu'au bout de quelques semaines, et il apparaît d'un coup.

Le premier symptôme est le stock. Le site continue de vendre un article que vous avez déjà écoulé au comptoir, parce que rien ne l'a décompté. Vous découvrez la survente à la préparation, c'est-à-dire au pire moment : l'acheteur a payé, et vous devez lui annoncer que l'article n'existe plus.

Le second est comptable. Le chiffre d'affaires du mois affiché par le back-office est faux, de la valeur exacte de ce que contient le carnet. Vous ne pouvez donc plus vous servir de vos propres écrans pour décider quoi que ce soit — ni un réassort, ni une promotion, ni une prévision.

Le troisième est le plus pénible : la facturation. Une facture émise à part, dans un tableur ou un carnet à souches, sort de la numérotation continue. Or cette continuité n'est pas une préférence d'organisation, c'est une obligation : une numérotation doit être chronologique et sans trou.

Vous créez la commande depuis l'écran des commandes, exactement comme si le site l'avait envoyée. Vous choisissez le client s'il existe déjà — vous évitez ainsi de créer un doublon qui séparerait son historique en deux — ou vous le créez à ce moment-là.

Vous ajoutez les lignes de produits en les prenant dans votre catalogue, pas en les retapant. C'est ce qui garantit que la référence, le taux de TVA et l'éco-participation appliqués sont ceux de votre fiche, et non ceux dont vous vous souvenez.

Vous renseignez le mode de livraison — expédition ou retrait — et le moyen de règlement. Ces deux informations ne sont pas décoratives : la première décide de l'étiquette et du suivi, la seconde figure sur la facture et devient obligatoire avec la facturation électronique.

À l'enregistrement, trois choses se produisent seules : la commande reçoit son numéro, le stock des articles est décompté, et le client apparaît dans votre fichier avec cette vente dans son historique.

C'est le point sur lequel les commerçants sont le plus souvent tentés, parce qu'ils veulent faire coïncider le numéro avec celui de leur ancien carnet. Ne le faites pas, et le Hub ne vous le permet pas.

Un numéro attribué à la main finit toujours par entrer en collision avec un numéro attribué automatiquement — le jour où deux ventes tombent à la même minute, ou simplement le jour où vous vous trompez d'un chiffre. Deux commandes qui portent le même numéro ne se distinguent plus sur une facture, sur un avoir ou dans une réclamation.

La numérotation est donc tenue par le Hub, en continu, à partir de la DERNIÈRE valeur employée — et jamais à partir du nombre de commandes existantes. La nuance a l'air technique ; elle est capitale. Compter les commandes pour en déduire le numéro suivant produit un doublon dès qu'une commande a été supprimée.

C'est le cas courant : le client a payé en espèces au comptoir, ou par virement. La commande n'a donc pas besoin d'un encaissement, seulement d'être enregistrée avec son moyen de règlement réel.

Renseignez-le honnêtement — espèces, chèque, virement, carte au comptoir. Ce champ voyage jusque sur la facture, et il est l'un de ceux que la facturation électronique rendra obligatoires. Le remplir à l'enregistrement coûte cinq secondes ; le reconstituer six mois plus tard coûte une demi-journée.

⚠️ Une exception mérite d'être connue : une commande réglée par carte via votre site n'arrive chez nous qu'APRÈS l'encaissement. C'est délibéré — enregistrer une commande carte non payée reviendrait à promettre une vente qui n'existe pas.