En résumé
C'est l'un des points où l'on se trompe le plus, et l'erreur est presque toujours faite de bonne foi : on veut corriger un montant, alors on modifie la facture, ou on la supprime pour la refaire. Les deux sont interdits. Une facture est un document définitif dès son émission, et la seule correction admise est un second document — l'avoir — qui annule tout ou partie du premier en le désignant explicitement.
Où ça se passe : Ventes & clients → Factures
Pourquoi on ne supprime jamais une facture
La numérotation des factures doit être chronologique et continue. C'est cette continuité qui permet de vérifier qu'aucune vente n'a été dissimulée : s'il manque la facture 118 entre la 117 et la 119, la question se pose d'elle-même, et la réponse « je l'avais faite par erreur » n'est pas recevable sans document.
Supprimer une facture ne fait donc pas disparaître le problème : elle le rend visible. Et le réflexe suivant — renuméroter les suivantes pour boucher le trou — aggrave tout, puisqu'il fait porter à des documents déjà envoyés à des clients un numéro différent de celui qu'ils ont reçu.
L'avoir résout cela proprement. Il ne cache rien : il dit « la facture 118 est annulée, en voici la preuve datée ». Les deux documents coexistent, la numérotation reste intacte, et la comptabilité retombe juste.
Le geste, dans le Hub
Ouvrez « Factures » dans le groupe « Ventes & clients » : l'écran s'appelle « Factures et avoirs », et les deux y vivent côte à côte. Retrouvez la facture à corriger — le champ « Recherche » accepte un numéro, un nom de client ou une commande.
Sur sa ligne, cliquez sur « Faire un avoir… ». Un panneau s'ouvre avec deux champs seulement : « Montant à annuler » et « Motif (obligatoire) ». L'avoir s'émet donc TOUJOURS depuis la facture concernée, jamais depuis un écran séparé — c'est ce qui garantit qu'il cite la bonne facture et qu'il en reprend les lignes, les taux de TVA et les mentions.
Le champ « Montant à annuler » décide si l'avoir est total ou partiel. Un avoir partiel est parfaitement légitime : un article retourné sur trois, un geste commercial, une erreur de port. Terminez par « Émettre l'avoir ».
La facture affiche alors « Annulée par l'avoir » suivi du numéro de celui-ci, et l'avoir apparaît dans la liste avec son propre numéro, dans une série distincte de celle des factures. Les deux séries sont continues chacune de leur côté, et aucune ne réutilise jamais un numéro.
Le document produit porte automatiquement les mentions attendues, dont la référence explicite à la facture d'origine. C'est cette référence qui fait qu'un avoir est un avoir, et non une facture négative. Le filtre « Type », réglé sur « Avoirs », vous les montre tous d'un coup.
Le piège des factures d'essai
Quand vous découvrez le logiciel, il est naturel de faire une commande d'essai et d'en tirer une facture pour voir à quoi elle ressemble. Cette facture est une vraie facture : elle a consommé un numéro.
La tentation est alors de la supprimer. C'est exactement le geste à ne pas faire, pour la raison expliquée plus haut : le trou reste, et il est plus difficile à expliquer qu'un avoir de un euro.
La bonne conduite est d'émettre un avoir d'annulation sur cette facture d'essai. Votre comptabilité montre alors une facture annulée le jour même, ce qui est parfaitement banal et parfaitement défendable.
C'est aussi la raison pour laquelle nos propres essais internes n'émettent jamais de facture sur une organisation cliente : un essai qui consomme un numéro chez quelqu'un d'autre lui laisse un travail à faire.
Avoir et remboursement ne sont pas la même chose
L'avoir est un document comptable : il annule une créance. Le remboursement est un mouvement d'argent. Les deux vont souvent ensemble, mais pas toujours, et les confondre crée des écarts difficiles à retrouver.
Un client qui n'a pas encore payé et qui annule sa commande reçoit un avoir, mais aucun remboursement : il n'y a rien à lui rendre. À l'inverse, un geste commercial peut donner lieu à un remboursement partiel accompagné d'un avoir du même montant.
Dans le Hub, le remboursement d'une commande payée par carte s'effectue depuis la commande, et il est protégé contre le double clic : deux demandes envoyées coup sur coup ne produisent pas deux remboursements.
La marche à suivre
Retrouver la facture
Dans le menu, groupe « Ventes & clients », ouvrez « Factures ». Sur l'écran « Factures et avoirs », retrouvez la facture avec le champ « Recherche » ou les dates « Du » et « Au ».
Ouvrir l'avoir
Sur la ligne de la facture, cliquez sur « Faire un avoir… ».
Décider du montant et du motif
Renseignez « Montant à annuler » — la totalité, ou seulement une partie — puis « Motif (obligatoire) ».
Émettre
Cliquez sur « Émettre l'avoir ». La facture affiche désormais qu'elle est annulée par l'avoir, avec son numéro.
Questions fréquentes
- Puis-je annuler un avoir ?
- Non. Un avoir est lui aussi définitif. S'il a été émis à tort, on émet une facture de régularisation — mais c'est un cas rare, et il vaut mieux vérifier deux fois avant d'émettre.
- L'avoir doit-il être envoyé au client ?
- Oui, comme la facture qu'il corrige. C'est la preuve, pour lui comme pour vous, que la somme n'est plus due.
- Un avoir change-t-il ma déclaration de TVA ?
- Oui : il annule la TVA collectée sur la part qu'il corrige, à la date de son émission. C'est une raison de plus pour l'émettre au bon moment plutôt que de le repousser.
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les pièges du remboursement, avant de cliquer →